Salarisadministratie intern of extern behandelen?

Een van de grootste struikelblokken binnen een organisatie zal ongetwijfeld de salarisadministratie wezen. Het vergt niet alleen veel tijd en stiptheid, het vereist evenwel ook heel wat competentievaardigheden bij het intern aanspreekpunt van je organisatie. Zo moet hij/zij voldoende tijd kunnen vrijmaken voor de vragen en problemen van medewerkers, goed zijn in het verwerken van cijfers, voldoende voorbereidingen kunnen treffen naar het tijdig verwerken van de salarissen, accuraat omspringen met de vertrouwelijke gegevens van zowel het bedrijf als de medewerkers en bovendien vlot te werk kunnen gaan met allerhande computer- en softwaresystemen. Bij ietwat grotere organisaties loont het vaak de moeite deze administratieve rompslomp uit handen te geven. Deze bedrijven verwerken dagelijks de salarissen voor honderden bedrijven en duizenden werknemers, waardoor de ervaring en snelle verwerking een zekerheid zijn. Uiteraard dient een verantwoordelijke binnen jouw organisatie de juiste gegevens als uren, vakantie, arbeidsongeschiktheid etc. door te geven aan dit extern bureau. Tegenwoordig bestaan er reeds eenvoudige oplossingen waarbij een elektrische prikklok alle nodige informatie automatisch doorspeelt. Hierbij dient voldoende supervisie aanwezig te zijn, zodat misbruik ervan geen kans kan maken.


Verzamelen, verwerken, controleren & archiveren

Indien je zou kiezen voor het intern of extern behandelen van de salarisadministratie, mogen enkele zaken niet over het hoofd worden gezien. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor eventuele wettelijke aspecten.

Verzamelen van gegevens - Op welke wijze de gegevens van de werknemers ook verzameld worden, ze dienen in een centraal bestand verzameld te worden. Er moet een duidelijk overzicht zijn waardoor eventuele aanpassingen of eventuele vragen snel behandeld kunnen worden.

Verwerken van de verzamelde gegevens - Alle gegevens worden bijgevolg verwerkt tot voor een individu interessant geheel, de loonstrook. Van belang is hier uiteraard om te werken met een correcte versie van de verzamelde gegevens (gewerkte dagen, verlofdagen, ziektedagen...).

Controleren van de verwerkte gegevens - Uiteraard is het een cruciale stap om de verwerkte gegevens te controleren om eventuele fouten uit te sluiten. Het zou natuurlijk niet leuk zijn mocht een werknemer plots te weinig salaris ontvangen, of mocht een foute komma zorgen voor enkele rode cijfers in de boekhouding.

Archiveren van de gehele administratie - De laatste, maar evenzeer belangrijkste, stap omtrent het verwerken van de salarisadministratie, bevat het archiveren van het totale plaatje. Zorg dat alle doorgezonden gegevens steeds op een bij de hand liggende locatie worden verzameld. Er kunnen steeds vragen komen waardoor de documenten moeten geraadpleegd worden. Het handigste hierbij is elk document digitaal te klasseren in een centraal bestand. Zo vind je snel en eenvoudig de nodige zaken terug.

Kijk op Recura voor de mogelijkheden voor u als ondernemer om de salarisadministratie uit te besteden.

Delen